Pengertian SOP adalah Arti, Tujuan, Fungsi, Manfaat, dan Prinsip SOP

Pengertian SOP

Pengertian SOP Adalah

Pernah Dengar Tentang SOP (Standard Operating Procedure)?  Pengertian Standar Operasional Prosedur adalah dokumen yang berisikan perintah kronologis mengenai bagaimana menyelesaikan suatu pekerjaan dari tahap paling awal hingga akhir. SOP ini bisa digunakan untuk berbagai hal dan isinya pun bervariasi tergantung keperluannya. Di berbagai perusahaan, pabrik maupun tempat usaha lainnya kerapkali ditemukan sebuah dokumen berisikan instruksi kerja yang dinamakan sebagai SOP.
SOP ini dibuat untuk menciptakan standar atas suatu tindakan. Adanya SOP ini bisa pula membantu mempermudah orang lain dalam mengerjakan sesuatu. SOP ini diciptakan untuk memberikan panduan dalam mengerjakan suatu pekerjaan atau tindakan agar bisa diselesaikan dengan efektif dan efisien. Dokumen SOP ini bisa diperbarui atai direvisi di kemudian hari sesuai dengan kebutuhan.
SOP ini biasanya dibuat di setiap perusahaan untuk menciptakan proses produksi yang efisien sehingga pengeluaran untuk operasional produksi bisa ditekan. SOP ini juga sangat diperlukan oleh setiap pekerja agar dapat mengerjakan setiap pekerjaan sesuai dengan standar perusahaan. Adanya SOP ini bisa menjamin kualitas suatu produk dan meminimalisir adanya kesalahan-kesalahan.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Pengertian Standar Operasional Prosedur
Di bawah ini merupakan pengertian SOP (Standard Operating Procedure) menurut para ahli, antara lain:

1. Pengertian SOP Menurut Istyadi Insani

Menurut Insani, definisi SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai macam proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

2. Pengertian SOP Menurut Moekijat

Menurut Moekijat, pengertian (Standar Operasional Prosedur) SOP adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

3. Pengertian SOP Menurut Tjipto Atmoko

Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) menurut pendapat Tjipto Atmoko adalah suatu pedoman atau acuan untuk melakukan suatu tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

4. Pengertian SOP Menurut Sailendra

Menurut Sailendra, arti SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah suatu panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

Manfaat SOP untuk Perusahaan

SOP adalah salah satu dokumen yang wajib dimiliki oleh setiap perusahaan baik yang bergerak di bidang barang maupun jasa. Keberadaan SOP ini sendiri memiliki banyak sekali manfaat, diantaranya:

1. Memudahkan dalam pelatihan karyawan baru

Setiap perusahaan tentunya pernah menerima karyawan baru yang belum memahami prose kerja di tempat baru tersebut. Dalam kasus ini adanya SOP dapat membantu memberikan pelatihan kepada karyawan baru dengan lebih mudah. Karyawan baru bisa langsung membaca dan memahami SOP yang ada untuk bisa mengetahui alur dan prosedur kerja yang ada di tempat tersebut.

2. Memberikan pedoman atau acuan bagi setiap pekerja dalam melakukan pekerjaan

Meskipun karyawan sudah dilatih di awal masa kerja mengenai cara melakukan suatu pekerjaan ada kalanya terjadi kesalahan yang disebabkan kelalaian atau lupa akan prosedur yang seharusnya. Kesalahan ini bisa dicegah dengan adanya dokumen Standar Operasional Prosedur yang terpasang ataupun dapat diakses dengan mudah oleh pegawai.

3.Membantu menjaga konsistensi dalam kualitas barang atau jasa yang ditampilkan

Untuk bisa bertahan dan terus berkembang di dunia usaha kualitas produk yang dihasilkan adalah salah satu kunci utama. Mempertahankan kualitas produk ini memerlukan konsistensi dari setiap individu atau tenaga kerja yang terlibat supaya dapat terus menghasilkan produk dengan kualitas terstandar. Hal ini bisa diatasi dengan adanya standar operasional prosedur yang mencakup tahapan bagaimana melakukan sesuatu. Jika seluruh pekerja melakukan pekerjaan sesuai dengan pedoman yang ada maka hasil yang diperoleh kurang lebih akan sama kualitasnya.

4. Menjadi standar penilaian terhadap performa pegawai

SOP juga bisa dijadikan acuan dalam melakukan penilaian pada setiap pegawai. Pegawai dikatakan memiliki kinerja yang bagus apabila mampu melaksanakan pekerjaan sesuai dengan SOP yang ada atau bahkan jauh lebih baik lagi.

5. Menjamin proses usaha berjalan lebih efisien

Efisiensi usaha adalah hal yang penting dijaga dalam sebuah perusahaan. Efisiensi ini harus terus diupayakan agar pengeluaran produksi bisa semakin ditekan guna meraih keuntungan lebih besar. Adanya SOP dapat membantu proses usaha berjalan lebih efisien dan hemat.

6. Sebagai salah satu dokumen pelatihan yang dapat direvisi sesuai kebutuhan

Suatu perusahaan tidak lepas dari adanya dokumen penunjang. SOP bisa menjadi salah satu dokumen penting yang wajib dimiliki. SOP ini tidak saklek tapi bisa pila direvisi jika terdapat pengembangan usaha ataupun ada pembaruan-pembaruan yang dilakukan.
Itulah beberapa manfaat yang semakin menunjukkan pentingnya dokumen SOP di dalam sebuah perusahaan. SOP ini dibuat untuk membuat usaha berjalan lebih baik bukan malah sebaliknya.

Tujuan SOP atau Standar Operasional Persedur

Secara umum Standar Operasional Prosedur atau SOP mempunyai tujuan untuk menjelaskan secara detail tentang kegiatan tugas dan pekerjaan yang dilakukan berulang di dalam suatu perusahaan 
Pada proses pelaksanaannya, ada beberapa tujuan SOP yang dinilai memiliki  manfaat bagi operasional suatu organisasi, yaitu:
  1. Untuk menjaga konsistensi tingkat kinerja atau kondisi tertentu, dan kemana petugas serta lingkungan dalam melaksanaan suatu pekerjaan atau tugas tertentu
  2. Untuk memberikan sebuah pedoman atau acuan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas bagi supervisor dan pekerja
  3. Untuk membantu menghindari terjadinya kesalahan atau kegagalan, konflik, keraguan, duplikasi, serta pemborosan, dalam pelaksanaan pekerjaan
  4. Menjadikan suatu ukuran atau parameter dalam memberikan penilaian mutu kerja atau pelayanan
  5. Untuk memberikan jaminan penggunaan semua  tenaga dan sumber daya secara efektif dan efisien
  6. Untuk menjelaskan urutan dan alur kerja, wewenang serta tanggungjawab para petugas yang terkait
  7. Sebagai dokumen yang akan memberikan suatu penjelasan dan penilaian proses pelaksanaan kerja bila terjadi mal praktek atau kesalahan administratif
  8. Sebagai dokumen yang bisa digunakan saat kegiatan pelatihan pekerja
  9. Menjadi dokumen sejarah apabila dilakukan revisi SOP dan menggantinya dengan SOP baru

Fungsi SOP / Standar Operasional Prosedur

Setelah memahami pengertian SOP , tujuan dan manfaatnya, tentu kita juga harus mengetauhi apa saja fungsi Standar Operasional Prosedur ini. Berikut ini merupakan beberapa fungsi SOP:
  1. Membantu untuk memperlancar pekerjaan para pegawai atau tim/ unit kerja
  2. SOP bisa berfungsi sebagai dasar hukum yang kuat jika suatu saat terjadi penyimpangan
  3. SOP bisa berfungsi untuk memberikan pengetahuan yang jelas mengenai hambatan – hambatan yang akan dan sedang dialami oleh pegawai
  4. SOP juga bisa memberikan arahan kepada para pegawai supaya saling menjaga kedisiplinan dalam bekerja
  5. Berfungsi sebagai pedoman dalam melaksanaan pekerjaan atau tugas rutin

Prinsip – Prinsip SOP

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 telah disebutkan bahwa penyusunan SOP dalam perusahaan perlu memenuh prinsip-prinsip diantaranya: kemudahan dan kejelasan, keselarasan, keterukuran, efisiensi dan efektivitas, dimanis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.

1. Konsistensi

Karena mempunyai tujuan sebagai pedoman kerja, maka SOP harus dibuat dan dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu dan oleh siapapun, dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.

2. Komitmen

SOP harus dipenuhi dan dilaksanakan dengan penuh komitmen, baik untuk pegawai biasa maupun jajaran petinggi di dalam perusahaan.

3. Perbaikan Berkelanjutan

SOP tidak bersifat kaku dimana pelaksanaan SOP harus bersifat terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.

4. Mengikat

Meskipun SOP bersifat dinamis terhadap penyempurnaan, akan tetapi dalam praktiknya, SOP bersifat mengikat bagi seluruh pelaksana. Pekerjaan atau tugas harus diselesaikan sesuai dengan prosedur yang sudah di tetapkan dan tertulis dalam SOP.

5. Setiap Unsur Memiliki Peran Penting

Seluruh pegawai atau pelaksana peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang sudah distandarkan dan ditetapkan. Jika salah satu pegawai tertentu tidak melaksanakan peran dan tugasnya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.

6. Terdokumentasi

Seluruh prosedur yang sudah tercantum di dalam SOP sebaiknya dilakukan dokumentasi dengan baik sehingga bisa dijadikan referensi bagi setiap anggota yang sedang membutuhkan.

Mengapa Standar Operasional Prosedur itu Penting?

Keberadaan SOP di dalam suatu perusahaan sangat berperan penting terutama dalam hal operasional perusanaan. SOP dapat dijadikan suatu pedoman untuk mengantisipasi berbagai situasi yang dapat terjadi dalam menjalankan perusahaan di kemudian hari.
Walaupun bisnis yang dijalankan saat ini sedang berkembang, tetapi dengan mempertahankan konsistensi untuk tetap mematuhi SOP bisa membantu perusahaan supaya tetap berjalan sesuai dengan target dan tujuan utama.
Tanpa adanya SOP, anggota perusahaan tidak bisa bekerja secara efektif dan efisien dan tidak memahami bagaimana tugas dan ruang lingkup pekerjaannya. Sehingga dengan adanya SOP ini sangat penting sekali dijadikan sebagai pedoman dan acuan perusahaan demi memperoleh keuntungan semaksimal mungkin melalui prosedur yang efektif.
Demikianlah penjelasan dan informasi singkat tentang pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP), Fungsi, Tujuan dan Manfaat serta alasan diadakannya Standar Operasional Prosedur (SOP). Semoga artikel kali ini bisa membantu memperluas wawasan  dan bisa bermanfaat. Sekian dan Terima Kasih.

Leave a Comment